Um unseren Klienten die dauerhafte elektronische Speicherung der Notarurkunden zu ermöglichen, versenden wir diese häufig als elektronisch beglaubigte Datei. Hierbei ist sichergestellt, dass die Herkunft der Datei und deren inhaltliche Integrität dauerhaft nachvollziehbar bleiben.
Ein elektronisch beglaubigtes Dokument besteht immer aus zwei Dateien:
- ".pdf"-Datei (Urkunde)
- ".pkcs7"-Datei (verschlüsselte Unterschrift des Notars)
Nur beide Dateien gemeinsam ergeben das elektronisch beglaubigte Dokument, weshalb beide Dokumente immer vollständig an Dritte weitergeleitet werden müssen (z.B. Banken). Die Dateien dürfen nicht verändert werden (mit Ausnahme des Dateinamens), sonst wird die Signatur und damit das Dokument ungültig.
Die Echtheit des Dokuments kann von jedermann sehr einfach geprüft werden mit der browserbasierten und kostenlosen Signaturprüfungsanwendung der Bundesnotarkammer (https://spa.bnotk.de/).
Gut zu wissen: Auch bei uns bzw. in einer Datenbank der Bundesnotarkammer werden ihre Urkunden für die Dauer von 100 Jahren gespeichert. Selbst wenn die elektronisch beglaubigte Urkunde verloren gehen sollte, ist sie über den Notar bzw. dessen Amtsnachfolger jederzeit reproduzierbar.